Аудит системы управления проектами

Аудит системы управления проектами06 февраля 2014Аудит системы управления проектами

В больших компаниях часто возникает необходимость дополнительного внутреннего контроля деятельности руководителей проектов или аудита УП. Аудит является обязательным элементом "взрослой" системы управления в компании или частью так называемого Project Governance (Корпоративное управление проектами). Недавно наша компания вела тренинг у внутренних аудиторов УП и специально для них разработала деловую игру. Предлагаем Вам ее сценарий...

Сценарий внутреннего аудита или найдите шесть ошибок

В машиностроительной компании "Уральские самолеты" было принято решение о проведении внутреннего аудита. В область аудита попала деятельность Департамента проектирования фюзеляжей, в частности, деятельность руководителей проектов по разработке новых продуктов.

Внутренний аудитор (ВА) встречается с ведущим руководителем проектов Департамента Иваном Федоровым (ИФ) и начинает проводить интервью:

- ВА: Скажите, какими проектами Вы руководите?

- ИФ: Я руководитель проекта по созданию нового фюзеляжа СУ1529 вместе с начальником отдела снабжения и руководителем Департамента маркетинга. А также на мне висят еще несколько проектов, но я не уверен, что я действительно за них отвечаю. Просто получил ряд поручений от руководства и периодически ими занимаюсь.

- ВА: Покажите, пожалуйста, Устав проекта СУ1529?

- ИФ: Мы подготовили проект Устава, но моему руководителю он не понравился, и мы не смогли его согласовать. А поскольку сроки поджимали, то решили начать проект без Устава, а Устав доделать в рабочем порядке.

-ВА: Сформулируйте, пожалуйста, цели Вашего проекта?

-ИФ: Цели предельно конкретные. Разработка нового фюзеляжа в соответствии с техническим заданием на проектирование.

-ВА: Сколько времени у Вас ушло на создание плана проекта?

-ИФ: Мы еще пока не закончили подготовку плана. Расписание нашего проекта не готово из-за отсутствия технической информации по ряду деталей. Я жду, когда проектировки смогут договориться и предоставить мне спецификацию. Бюджетом проекта я не занимаюсь, так как мне мой руководитель сказал, что финансы он берет на себя.

-ВА: Какие внутренние процедуры системы менеджмента качества вы использовали при подготовке плана проекта?

-ИФ: Никакие. Наш проект чисто технический и не связан с системой менеджмента качества.

-ВА: Как вы создавали команду проекта?

-ИФ: Командой проекта наверно ее громко назвать. Я раздал задания руководителям подразделений и обозначил им сроки, когда нужно выполнить. А какие ресурсы они находят - это их дело. Часто конечно они подводят меня со сроками, и я вынужден ругаться с ними.

-ВА: Какие работы у Вас в проекте находятся на критическом пути? -ИФ: Ну как, какие? Понятно, что на критическом пути находятся самые критические с точки зрения проблем работы. Это понятно каждому руководителю проекта. Эти работы курирует мой руководитель.

-ВА: Как вы осуществляете верификацию результатов проекта? -ИФ: В плане проекта есть ключевые точки, расставленные примерно раз в квартал. Вот в эти точки я и подвожу промежуточные итоги, понятно, что мне приходится создавать письменный отчет и идти с ним к руководству.

-ВА: Как изменилась Ваша зона ответственности и Ваши полномочия после назначения руководителем проекта?

-ИФ: Конечно, у меня выросла нагрузка. Правда, дополнительных полномочий у меня не появилось, поэтому если возникают проблемы со смежными отделами, то приходится подключать моего начальника. Ну и должностную инструкцию скорректировать руки не доходят, так как много работы.

По результатам интервью внутренний аудитор зафиксировал ряд несоответствий - типовых проблем, связанных с управлением проектами в организации, которые нужно устранить.

А какие несоответствия выявите вы по результатам этого диалога?

_______________________________________________________________

В качестве примера демонстрируем список несоответствий, выявленный одной из команд.

Результаты деловой игры

Итоги клуба ЕФ МО PMI12 сентября 2016Итоги клуба ЕФ МО PMI
В начале августа состоялась встреча клуба ЕФ МО PMI. Встреча была посвящена вопросам подбора, формирования эффективной команды и ее мотивации.. Специальным гостем была Наталья Байда, директор по персоналу ООО «Центр решения задач в энергетике»
Как сформировать эффективную команду, поддерживать ее в течение долгого времени? Что такое EQ и VQ и как они влияют на лидерство? Как нематериально можно мотивировать участников команды? Об этом и многом другом читайте в нашей статье
Очная встреча клуба управления проектами ЕФ МО PMI21 июля 2016Очная встреча клуба управления проектами ЕФ МО PMI
11 августа 2016 года состоится встреча клуба Екатеринбургского филиала Московского отделения PMI. На встрече можно будет обсудить любые вопросы по управлению проектами, но особое внимание будет уделено темам подбора, формирования эффективной команды и ее мотивации. Приглашаем профессионалов в области управления проектами и всех заинтересованных лиц принять участие.
Конкурс "Проектный олимп"08 июня 2016Конкурс "Проектный олимп"
Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации объявляет о начале 3-го ежегодного Конкурса профессионального управления проектной деятельностью в государственном секторе «Проектный Олимп».
Итоги конференции «Управление проектами в нефтегазовой и нефтехимической отраслях» в рамках Российского нефтегазохимического форума «Газ. Нефть.Технологии – 2016»10 июня 2016Итоги конференции «Управление проектами в нефтегазовой и нефтехимической отраслях» в рамках Российского нефтегазохимического форума «Газ. Нефть.Технологии – 2016»
24 мая 2016 г. в Уфе прошла Конференция "Управление проектами в нефтегазовой и нефтехимической отраслях". Конференция вызвала высокий интерес. Мероприятие посетили более 300 участников, что свидетельствует об актуальности темы проектного управления. С докладами выступили 11 спикеров – экспертов в управлении проектами из российских и международных компаний.
Поздравляем наших выпусников!27 мая 2016Поздравляем наших выпусников!
29 апреля 2016 года прошел экзамен на степень PMP (Project Management Professional), на котором наши выпускники показали блестящие результаты.
PM-talk с Ольгой Смирновой27 мая 2016PM-talk с Ольгой Смирновой
Исполнительный директор компании Гибкие технологии Наталья Мазярова побывала в роли соведущей онлайн-мероприятияPM-talk, организованной петербургским отделением PMI. Гостем PM-talk стала Ольга Смирнова - директор проектов компании ЗАО «ПФ «СКБ Контур», руководитель офиса управления проектами в Екатеринбурге.
Заседание клуба управления проектами ЕФ МО PMI16 мая 2016Заседание клуба управления проектами ЕФ МО PMI
12 мая 2016 года состоялось первое в этом году заседание клуба управления проектами ЕФ МО PMI. В первой части мероприятия Евгений Пикулев рассказал о своем практическом опыте, а вторая часть была посвящена живому общение и прошла в формате Lean Coffee.
Года: 2017 2016 2015 2014 2013 2012 2011 2010 все