ELMA: Управление проектами

ELMA: Управление проектами

ELMA Проекты+ представляет собой удобное комплексное средство, предназначенное для контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов. Основные функции приложения ELMA Проекты+ позволяют эффективно решать задачи по управлению сроков выполнения проекта; организации единого информационного пространства по проекту; коммуникации между участниками проекта; управлению бюджетом проекта; информированию участников проекта о ходе выполнения проекта; управлению рисками проекта.

Приложение ELMA Проекты+ представляет собой удобное комплексное средство, предназначенное для контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов.

Основные функции приложения ELMA Проекты+ позволяют эффективно решать следующие задачи:

  • Управление сроками выполнения проекта;
  • Организация единого информационного пространства по проекту;
  • Коммуникации между участниками проекта;
  • Управление бюджетом проекта;
  • Информирование участников проекта о ходе его выполнения;
  • Управление рисками проекта.

Как это работает?

Прежде, чем с проектом можно будет работать в приложении ELMA Проекты+ , в систему предварительно требуется загрузить его содержание, а в частности – календарный план и общую информацию по нему.

В целом, использовать приложение ELMA Проекты+  можно в четыре простых шага:

Шаг 1. План проекта формируется в программе Microsoft Project, указываются исполнители задач. При этом используются фамилии, идентичные учетным записям соответствующих пользователей системы ELMA.

Шаг 2 . Файл проекта Microsoft Project (MPP-файл) загружается в систему ELMA. Приложение ELMA Проекты+ автоматически распознает содержимое MPP-файла, формирует план проекта, выбирает исполнителей задач проекта – если файл проекта был составлен верно, никакой ручной работы по адаптации проекта в системе не потребуется. Для задач, у которых не был указан исполнитель в файле проекта, исполнителем назначается менеджер проекта. Прямо в мастере импорта проекта можно выбрать других исполнителей для задач.

 

Шаг 3 . Менеджер проекта может приступать к работе с приложением ELMA Проекты+ и использовать все его функции. Система автоматически будет ставить задачи исполнителям в соответствии с планом проекта. Исполнители «закрывают» задачи по мере их выполнения, а руководитель оперативно видит статус хода всего проекта и проблемные зоны.

 

В идеальном случае достаточно трех этих шагов, но на практике обычно имеет место еще четвертый:

Шаг 4 . Как правило, редкий проект обходится без смены календарного плана. При этом требуется понять, что уже сделано, что еще предстоит сделать и оповестить об изменении сроков ответственных лиц. Система ELMA позволяет сделать это быстро и эффективно – возможна загрузка измененного файла из Microsoft Project. При этом будут учтены изменения в плане проекта – созданы новые задачи, изменены исполнители по текущим, сдвинуты сроки и т.д. Если происходит смещение задачи или задача удаляется, то текущий исполнитель получает оповещение.

Поправить календарный план проекта можно непосредственно в приложении ELMA Проекты+, но для удобства совершения ощутимых изменений предпочтительнее выгрузить текущий статус проекта в виде файла Microsoft Project, доработать его уже там, а затем загрузить измененный файл снова в ELMA.

Загружать и выгружать файл проекта между системой ELMA и программой Microsoft Project можно в любой момент сколько угодно раз прямо в ходе выполнения проекта.

Организация единого информационного пространства

Менеджер проекта получает в лице приложения ELMA Проекты+ удобную среду, в которой все необходимые для управления проектом инструменты находятся в одном месте.

 

На одной странице приложения отображается следующая информация:

  • Общая информация о проекте. Список участников, основные даты, статус.
  • Календарный план и задачи проекта. В списке наглядно видно, какие задачи выполняются в данный момент, какие уже были выполнены, какие просрочены, у каких подходит к концу срок выполнения. Щелкнув мышью по названию задачи, можно просмотреть ее.
  • Комментарии участников и обсуждение работ. Лента сообщений, содержащая переписку по проекту.
  • Бюджет проекта. Информация о доходах и расходах проекта и построенному на их основании финансовому результату.
  • Документация. Содержит список документации по проекту: это могут быть всевозможные договоры, акты, технические задания и т. д. Общая база документов имеет разграничения прав доступа, чтобы только нужные участники проекта имели возможность просматривать их.
  • Риски проекта. Потенциальные проблемы проекта, пути их предотвращения, минимизации и устранения.

 

Важно постоянно держать в голове риски проекта, чтобы в случае их возникновения быть полностью готовым эффективно минимизировать и устранить последствия. Вся эта информация, представленная на странице проекта, отображается в виде портлетов – небольших информационных окон – состав, порядок и расположение которых можно настроить произвольно. Для получения более подробной информации по тому или иному вопросу (например, по бюджету), достаточно щелкнуть мышью по заголовку портлета. В этом случае открывается отдельная страница, содержащая информацию по вопросу в полном объеме.

Отслеживание выполнения календарного плана

Приложение ELMA Проекты+ ставит задачи исполнителям в соответствии с планом проекта. Каждому исполнителю – свой набор задач.

 

Когда исполнитель приступает к решению задачи, он делает отметку в системе о начале работы. В процессе работы он может редактировать процент выполнения работ. После завершения задачи в проекте ставится соответствующая отметка. В плане проекта завершенные задачи выделяются как зачеркнутые, задачи, по которым есть опоздание - красным, задачи, над которыми ведется работа – зеленым. В плане также проставляется процент завершения работ.

В системе предусмотрено построение диаграммы Ганта, позволяющей наблюдать графическое представление плана проекта:

 

Таким образом, программа ELMA позволяет менеджеру контролировать ход управления проектом и всегда видеть актуальное состояние дел.

Коммуникации в проекте

Зачастую для эффективного выполнения задач проекта требуется качественно организовать коммуникации между его участниками. В системе ELMA продуман механизм для таких коммуникаций. Пользователи могут посылать друг другу сообщения по проекту и общаться в лентах сообщений. Кроме того, к сообщениям они могут прикреплять документы и файлы.

Сообщения отображаются на специальном портлете в карточке проекта. Там же можно их комментировать. Таким образом, вся деловая переписка по проекту сохраняется в одном месте.

 

Если у участника проекта есть тема для обсуждений – он просто бросает сообщение в ленту сообщений. Все нужные пользователи системы мгновенно его увидят, кто должен – прокомментирует. При этом комментарии также увидят все нужные пользователи. Это очень похоже на общение в Facebook – так же удобно, но только сообщения видят исключительно нужные сотрудники организации – от посторонних глаз переписка надежно скрыта.

Контроль бюджета проекта

Приложение ELMA Проекты+ позволяет вести постатейный контроль поступлений и платежей в рамках проекта. Для каждого проекта формируется набор статей и позиций, формируются плановые цифры, и по фактическим документам идет учет фактических цифр. Предусмотрены различные варианты отображения бюджетной информации.

 

Фактические значения дохода и расхода оформляются как документы в системе ELMA. Их можно посылать на согласование, ознакомление или по маршруту. Таким образом, бюджет проекта представляет собой не безликие цифры – в любой момент можно просмотреть не только движение средств, но и узнать, какие сотрудники причастны к этим процессам и ответственны за них.

В проектах внедрения возможно внедрение процесса заявки на выделение средств в разрезе проектных статей и завязка этого процесса на бухгалтерию. Поступление средств в бюджет проекта также может выполняться в рамках бизнес-процесса. Таким образом, занесение информации в бюджет проекта системы ELMA осуществляется автоматически. Для проектных компаний это позволяет ускорить расчеты с подрядчиками, контролировать их и тем самым ускорять общий ход проекта. А руководителю проекта это дает возможность в любой момент времени посмотреть фактические затраты и текущие платежи на согласовании и оплате в разрезе проекта.  

Ограничение доступа к коммерческой информации

В рамках выполнения проектов его участники могут работать с колоссальными объемами самой различной информации. Эта информация может составлять коммерческую или иную тайну; при сумбурной организации проектных работ может иметь место утечка информации, ее нежелательное разглашение.

 

Приложение ELMA Проекты+ позволяет гибко разграничивать доступ к информационным ресурсам проекта (общей информации по проекту, документам, бюджетной информации). Доступ к этим ресурсам получат только те участники, которые должны иметь к ним доступ для выполнения своих непосредственных обязанностей в рамках проекта.

Управление рисками

При работе с проектом очень важно предусмотреть максимум возможных сложностей, которые потенциально могут случиться в ходе его выполнения и негативно повлиять на реализацию проекта. Приложение ELMA Проекты+ имеет удобный инструмент управления рисками проекта.

Риски проекта хранятся в едином списке на карточке проекта – он всегда находится на виду у менеджера. Каждому риску при создании выставляется определенный приоритет, подчеркивающий его важность и потенциальную опасность.

 

Риски проектов могут быть разрешены, когда в приложении ELMA Проекты+ им будут сопоставлены некоторые действия или мероприятия, устраняющие или минимизирующие эффект влияния риска на результаты проекта.

 Более подробную информацию можно посмотреть на сайте ELMA

Подпишитесь на наши новости

* обязательные поля
 

 

Рассказать друзьям: